مقتطفات من الكتاب

وراء كل إدارة ناجحة .. سكرتير ناجح !

الحمد لله تعالى والصلاة والسلام على رسول الله وبعد ؛

هل تخيلتم طيارة تطير بدون أي تجهيزات ؟ ماذا لو اكتشف الركاب أن عفشهم ذهب مع طائرة أخرى ! أو طلبوا طعاماً ففوجئوا أن الطعام الموجود هو طعام الرحلة السابقة ! وكيف سيكون الحال لو اكتشف الطاقم أن الوقود على وشك الانتهاء ! وماذا لو كانت  إحدى المحركات بها خلل قد يؤدي إلى كارثة ! كيف سيكون وضع الدائرة لو طارت فعلاً بهذا الوضع ؟

هل السكرتارية موهبة أو علم يمكن اكتسابه ؟

       إن الفكرة الأساسية لكتابي هي : تدوين خلاصة خبرتي في هذا التخصص ، والتركيز في هذا الكتاب على أن يكون مرجعاً سهلاً يجد فيه المهتم بهذا التخصص كل ما يحتاجه من مهارات ومعرفة وثقافة خاصة بهذا الفن الرائع بأسلوب ماتع ومريح ، ولم اعتمد في كتابته على خبرتي الشخصية فقط  بل أني اطلعت على مؤلفات أخرى عربية وأجنبية لأوفر للقاريء نظرة شاملة تنقله من المفهوم التقليدي القديم إلى المفهوم العصري الحديث للسكرتارية العصرية ، وخلُصت فيه إلى أن هذه الوظيفة تتطلب الإحاطة بثلاث جوانب مهمّة هي : الجانب المعرفي ، والجانب المهاري ، والجانب النفسي  والله تعالى أسأل أن يوفق ويسدد لما يحبه ويرضاه 

الواقع الإداري في الأجهزة الحكومية لم يفهم الطبيعة الفنية لأداء هذه الوظيفة لعدة أسباب :

         الطبيعة الاجتماعية المتوارثة التي تحكم كثيراً من التصرفات الإدارية في بيئة العالم الثالث.

          عدم وجود ثقافة إدارية مهنية واضحة ونقص الخبرة والتجربة والمؤهلات العلمية ، وعدم وضوح مهام الوظيفة

   عدم المبادرة الى تعلم الجديد في هذا الفن والرضى بالوضع الحالي وعدم الرغبة في التطوير ، فحين
ينظر الناس إلى العلم نظرة تجارية فإنهم يبذلون الحد الأدنى من الجهد في اكتسابه .

وهذا النوع من المدراء يجب أن ينظر اليه من زاويتين مختلفتين :

1 – من زاوية أنه يساعدك على تحمل مسئولية اكبر فى المستقبل وبالتالى ترقية عمل.

2 – من زاوية اخرى يرى هذا المدير أن لديك وقت فراغ فيريدك أن تملأه بالأعمال الموكلة إليك .

لا تلعب دور البطل

نحن بشر ، فلا تحمل نفسك فوق طاقتها وتلعب دور البطل ، لا تحاول أن تفعل كل شىء لكل الناس وتلبى كل فما يطلب منك دون تفكير ، تجنب الوعود الكثيرة والالتزامات الكثيرة والمواعيد المتلاحقة ، قرر ما يمكنك عمله حسب أهميته لك وحدد الوقت المطلوب لأنشطتك ولا تتجاوز قل "لا" عندما يطلب منك شىء فوق طاقتك .

إشتري من الآخرين وقتهم

عليك أن تسأل نفسك دائماً : هل الأوفر أن أقوم بهذا العمل بنفسي ، أم أن أدفع لشخص آخر مقابل القيام به ؟ وستكتشف أحياناً أن تكليف شخص آخر سيحفظ لك وقتاً أثمن من النقود  ساعة من يوم بعض الناس خير من شهر لأناس آخرين ، الحياة بمقدار مانعطي ، وما ننجز ، وليس بعدد الأشـهر